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                      关于在新形势下如何做好档案利用工作探析

                      作者:秦 虎时间:2019-07-03 14:01:24  来源:  阅读次数:11次 ]
                      在利用档案开展工作时,应该通过科学合理的方案,将档案作为社会中个人的最佳记录文件,利用其为社会各项工作开展服务,例如:教育、政治、职位安排、奖惩、人才培养等各个方面,在开展社会工作时,根据档案记录,制定出合理规范的方针政策将会对社会的发展起着不可磨灭的作用。随着我国科学技术的不断创新发展,许多创新的使用方法也逐渐利用到档案管理工作中去,新科技的使用,对档案管理者也提出了新的要求,需要大家掌握更多的管理技能,科技发展带来的难题,只能解决,不能规避,所以如何解决时代发展带来的难题,在新形势下如何做好档案利用工作,是档案工作者急需要解决的难题。
                      一、档案管理内容
                      各个单位不同,档案管理的内容也会有很大的区别,档案管理工作在不同的单位中,需要档案管理者做到按照要求做事,对于私密文件,需要做到完全保密,不能泄露工作内容;对于需要公开的档案,则要进行公示工作,将档案内容一丝不苟的转换,用大家能够理解的方式,将档案内容讲解给相关人员。并且对档案管理工作进行记录时,需要管理人员,按照事先设定的顺序,分单位、分部门、分等级、分阶层的放置好,将各事件发生的顺序,记录在封面上,放置好后,以便后面的工作人员查询档案内容
                      [1] 。除此之外,在进行工作交接时,需要将档案的相关工作,与后续的工作人员讲解清楚,以备档案管理混乱的情况出现。
                      二、新形势下档案管理方法
                      国力强盛,科技发达,档案管理工作与之前的工作相比,有了许多的更新与改变,相较于传统的纸质档案文件,现在陆续出现了电子档的档案文件,更加快速便捷的同时,给档案管理工作者也带来些许麻烦,工作内容更加有挑战性,下面是一些在新形势下,档案管理工作可采取的一些措施。
                      (一)工作得到广泛支持
                      档案管理工作是一项较为私密的工作内容,如果得不到大家的支持与配合,在后续的工作开展中,也会遭遇大量的挑战与难题,所以在工作开展前,就需要得到相关人员的全力支持与理解,让大家重视档案管理工作,为后续的管理工作打下基础。在部分地区,进行档案管理工作时,部分人员认为自己的隐私得到窥探,被大家误会,在出现这一问题时,大家应该引导大家解除误会,得到大家的理解与配合。在开展档案工作时,常常出现设备设施不全,工作人员缺少的情况,少量的管理人员,大量的管理工作,在这种情况下,工作的开展当然会很有难度,所以档案管理工作应该充分得到领导者的重视。在工具及人员缺乏的情况下,还会出现档案工作者地位不高,工资福利被不公平对待的情况,在这种情况下,仅存的档案管理人员也会出现工作积极性缺少,缺乏工作热情的情况,最后导致档案管理工作被疏忽对待。在广泛得到大家的支持时,领导者的支持格外重要,更需要领导者重视档案管理工作,才能配备适宜的工具,招募适当的人才,为档案管理工作提供了有力的后期保障
                      [2] 。增强领导者的档案管理意识,
                      不仅体现在增强档案工作者的福利,还体现在明确他们的义务,将他们的工作纳入常规考核,给予充分肯定,提高档案工作人员的归属感,真正融入到单位、组织的日常工作中去。
                      (二)建立合理制度
                      制度是工作的保障,在进行档案工作时,需要根据各个单位、组织的实际情况,提高档案管理水平,制定出切实可行的档案管理工作制度,在人员开展档案管理工作时,可以有依据寻找,对已经存在的档案进行细致的检查归纳,再次归档工作,对于还未归档的档案,在进行归档时,则应该按照相关制度,合理进行安排,建立合理制度包括档案归档制度、档案工作人员守则、档案工作人员保密安排、档案使用制度等等一系列规范做法。将档案的管理范围、管理方法、管理制度及原则一并以科学合理的方式做好工作。再制度设立好后,需要组织人员对这一系列守则、方案进行定期学习,确保每一位档案工作者都熟悉工作流程,严守工作制度,做好相关工作,使档案工作有法可依,有章可循。将档案按照各部门,分别归纳总结,录入计算机,在使用时可以方便快捷,同时对使用对象,严格分类,不同阶层的人,在使用时,查看的范围不同,权限不同,确保不泄露私人档案内容。档案管理工作由于自身原因,较为复杂,将各类档案管理进行统一标准、分类管理、合理储存,将档案管理工作,变为一条线管理,让档案管理工作不断规范,不断完善,最终保证档案管理、使用正常进行。
                      (三)完善档案管理设施设备
                      档案最重要的工作是真实、可使用、属于原记录,要让档案时刻保持这三个性质,档案管理首先应该具有完善的设施设备,良好的保管条件以及档案管理方案。随着人们对档案使用要求提高,对档案管理的规范合理也提出了更高要求,所以在硬件设施方面,需要第一步完善。例如根据档案管理需求,建立专门的档案保管室,档案保管室要符合档案存放的一系列要求,一是面积大,档案数量众多,又需要分部门、分时间排序放置,需要较大面积,存放档案。由于目前许多档案仍然是纸质材料,因此避免档案受潮,需要保持档案的通风性
                      [3] ;对于不同的档案,需要不
                      同按照种类进行放置,所以需要购买相应的档案存放柜、档案盒以及密级架、保险柜等设备。除此之外还有部分小物品需要添置,例如剪刀、打孔器、胶水、订书机等等,基础的设施设备选购完毕后,才能将档案按照相应的要求整理好,最终将档案规范放置好。现在科技发达,常规的档案管理装备外,还需要设置部分现代化管理设备,例如电脑、打印机、传真等等设备,档案管理人员首先熟悉这部分设备的使用方法,再利用这些设备提高档案管理效率,帮助档案发挥更多的用处。
                      (四)加强档案管理人员思想培训
                      能否将一份工作处理好,最多的方面,还是由人员控制的,所以在档案管理工作中,离不开对于档案管理人员的培训,档案管理人员首先应该重视自己所做工作,在此基础上,掌握一系列管理要求,遵守相关规章制度。在使用档案时,也应该创新思维,档案记录了一个人的真实历史,在许多方面都可以派上用场,例如在分析一个人的处事态度时,即可使用,从这个人接触的事情,做过的事情出发,对人进行全面理性的分析,每个人的历史不会消失,做过的事情也不会毫无影响,这些事件,会变成小的生活习惯或者某些兴趣爱好,一直伴随在这个人的一生中。所以档案管理工作不仅仅是一项死板的文件工作,也可以有其活泼有趣的方面,档案管理人员应该打破传统思维,发现档案新的使用方法。
                      结束语:
                      档案有许多用处,需要人们去开发利用,但是在使用档案做事的前提下,;さ蛋、合理的储存档案也是十分有必要的,档案是一项没有生命的物品,但是人是活的,档案的使用、管理,更多还是由人自己决定开展,最终进行合理使用。
                      参考文献:
                      [1] 刘学军 . 浅谈如何做好新形势下的档案管理工作 [J]. 黑龙江档案,2014(2):98-99.
                      [2] 黎美妃 . 关于加强新形势下档案管理工作的思考 [J]. 自然科学:文摘版,2016(5):00284-00284.
                      [3] 唐希成,盖敏慧 . 新形势下企业档案工作存在的问题与解决措施 [J]. 兰台世界,2016(s1):98-99.

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